Dans Tiron, toute facture est établie en deux temps :

1. création et mise au point de la facture
2. validation

La validation est une étape primordiale. Cet article rappelle succinctement le fonctionnement puis décrit les raisons de ce choix de fonctionnement et les différences de traitement entre les factures validées et les factures non validées.

Dans la phase de mise au point, la facture est créée grâce à l'éditeur de facture. Tant que la facture n'est pas validée, elle est reconnaissable de plusieurs manières :

• elle s'affiche en italique
• elle porte le numéro 0
• elle est datée du jour courant
• dans l'aperçu PDF, la date est remplacée par ${dateFacture} et le numéro par ${numéroFacture}
• le menu de la facture contient plusieurs entrées permettant de manipuler cette facture

Une facture non validée est donc une version de travail qui peut encore être modifiée ou supprimée. Elle subit également les modifications apportées au modèle de facture et aux informations du cabinet (adresse, numéro de TVA, etc.).

Une fois que la mise au point de la facture est terminée, la facture peut être validée (dans le menu de la facture). Tiron lui affecte alors :

• un numéro incrémental
• la date courant

Une facture validée est reconnaissable de plusieurs manières :

• elle possède un numéro
• elle possède une date antérieure à la date du jour
• elle ne s'affiche plus en italique
• le menu de la facture ne contient plus qu'une seule entrée : « Créer un avoir »

Il n'est plus possible ni de modifier ni de supprimer une facture validée.

Le document PDF de la facture est une « photo » prise au moment de la validation. C'est cette photo qui garantit que la facture conservera son apparence sans aucune limite de durée. Les modifications de modèle de facture ou des informations du cabinet n'ont aucun impact sur les factures validées.

Comme décrit plus haut, une facture validée offre une seule possibilité dans son menu : créer un avoir. L'avoir, comme toute facture, est comptabilisé et permet donc de conserver une trace.

Dans Tiron, comme il est impossible de supprimer une facture validée, la création d'un avoir est la seule option disponible permettant d'annuler cette dernière.

Un des aspects structurants à bien comprendre est que, dès qu'une facture est validée, Tiron n'a aucun moyen de savoir si elle a été transmise à un tiers. Les motivations des choix qui ont été faits dans Tiron ne sont donc pas techniques mais relève de problématiques comptables et fiscales.

Le fonctionnement décrit plus haut apporte quatre garanties, fondamentales en cas de contrôle fiscal :

1. les numéros de facture sont croissants dans le temps,
2. il n'y a pas de trou de numéro de facture,
3. il est impossible que deux factures portant le même numéro soient différentes,
4. il est impossible qu'un tiers détiennent une facture qui n'existe plus dans le système.

Cette ligne de conduite stricte a été établie et sera toujours défendue par la directrice de produit de Tiron, avocate en droit des affaires, qui gère elle même un cabinet avec Tiron et qui ne peut pas envisager que ses collaborateurs ou assistants puissent supprimer ou modifier des factures validées.

Il existe de nombreuses différences de traitement entre les factures non validées et les factures validées. Voici une liste non exhaustive des fonctions impactées :

• Page des factures validées : cette page dédiée aux factures validées permet de faire des recherches sur l'ensemble des factures ;
• Soldes clients : le solde du client est calculé uniquement à partir de ses factures validées ;
• Règlements et imputations : pour imputer un règlement sur une facture, et ainsi réduire son solde, il faut que cette dernière soit validée ;
• Incorporation des provisions : lors de la création d'une facture intermédiaire ou récapitulative, les provisions validées sont incorporées à cette facture afin de réduire le montant de celle-ci et rappeler au client les provisions appelées ;
• État de facturation : cet indicateur, visible dans la liste des dossiers, est la différence entre les factures d'un dossiers et les prestations réalisées. Seules les factures validées entrent en compte dans ce calcul ;
• Relances : le système de relance ne fonctionne qu'avec des factures validées ;
• Avoirs : seules les factures validées offrent la possibilité, dans leur menu, de créer un avoir.